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Julius Zorn

Optimale Einhaltung der Liefertermine. Julius Zorn kann mit WebFOCUS seine Prozesse deutlich verbessern.

The Challenge

Die Julius Zorn GmbH – Spezialist für Kompressionsartikel, Orthesen und Bandagen – ist seit mehr als 90 Jahren im Bereich der Gesundheitsvorsorge tätig. Da sich die Anforderungen an das Gesundheitshandwerk und den Fachhandel im Gesundheitswesen permanent verändern und weiterentwickeln, ist gerade in dieser Branche höchste Anpassungsfähigkeit gefragt. Mit WebFOCUS von Information Builders setzt Julius Zorn auf ein Informationssystem, das rund 100 Mitarbeitern über den Browser alle nötigen Informationen liefert, um zukunftsfähige Entscheidungen zu treffen und Prozesse zu optimieren. Dank jederzeit verfügbarer Business-Intelligence-Daten ist das Gesundheitsunternehmen seinen Mitbewerbern auch nach einem Jahrhundert noch immer einen guten Schritt voraus.

Die Julius Zorn GmbH – kurz Juzo – entwickelt, produziert und vertreibt bereits seit 1912 Gesundheitsartikel. Das Fundament für den Erfolg des Unternehmens legte sein Gründer Julius Zorn mit der Umsetzung einer für damalige Zeiten revolutionären Idee: Er entwickelte eine Technik, auf deren Grundlage Gummistrümpfe nicht länger gewirkt werden mussten, sondern erstmals gestrickt werden konnten. Dieses neue Verfahren sorgte nicht nur für qualitativ höherwertige Produkte, es beschleunigte zugleich die Herstellungsprozesse. Seit 1948 ist die Julius Zorn GmbH im bayrischen Aichach ansässig. Inzwischen hat sich aus dem Familienunternehmen eine weltweit agierende Unternehmensgruppe mit mehr als 400 Mitarbeitern, Niederlassungen in den USA und UK und der 1997 gegründeten Akademie für den medizinischen Fachhandel entwickelt. Die Juzo-Produktpalette reicht von einfachen Stützstrümpfen über Kompressionskleidung und Verbrennungsbandagen bis hin zu hochwertigen Orthesen für Knie-, Sprung- oder Handgelenke. 

Hochwertige Produkte, erstklassiger Kundenservice, absolute Termintreue

Juzos Erfolgsstrategie basiert auf drei Säulen: der Hochwertigkeit seiner Produkte, einem erstklassigen, individuellen Kundenservice und absoluter Termintreue. Sämtliche Juzo-Produkte entstehen unter Berücksichtigung branchenübergreifender Qualitätsmaßstäbe und werden zudem regelmäßigen Kontrollen durch renommierte Forschungsinstitute unterzogen. „Auf dem Gesundheitsmarkt herrschen strenge Bestimmungen wie zum Beispiel das Gesetz über Medizinprodukte. Deshalb sind Mängel oder Versäumnisse hinsichtlich der Produktqualität für uns nicht akzeptabel“, gibt Jürgen Schabel, Leiter des Informationsmanagements bei Juzo, zu bedenken.

Die ausgebildeten Servicemitarbeiter von Julius Zorn sind allesamt hochspezialisiert und ihrem Fachgebiet entsprechend einzelnen Kunden persönlich zugeteilt. So stellt der Gesundheitsspezialist eine individuelle Betreuung und die optimale Beratung seiner Kunden sicher. Für die Einhaltung der Liefertermine gelten die gleichen hohen Standards wie für den Kundenkontakt und die Produktionsabläufe. Denn jeder Kunde von Juzo ist zugleich auch Patient, der aus therapeutischen Gründen auf die Produkte des Gesundheitsunternehmens angewiesen ist und deshalb in der Regel keine langen Wartezeiten in Kauf nehmen kann. 

Deshalb sind gerade bei der häufig angeforderten Maßanfertigung von Bandagen oder Kompressionskleidung reibungslose Organisations- und Produktionsabläufe unerlässlich, um schnell und zuverlässig liefern zu können. Ressourcenengpässe oder Schwachstellen in der Erfassung neuer Aufträge kann sich Juzo dabei nicht erlauben. Schabel beschreibt die Herausforderung, die sich hinter diesen Ansprüchen verbirgt: „Um reibungslose Abläufe und Termintreue zu gewährleisten, müssen wir während des gesamten Produktzyklus den Überblick über unseren Datenfluss behalten – und zwar von der Beratung über die Auftragsannahme bis hin zur Auslieferung der Ware. Prozessrelevante Informationen, die während der einzelnen Produktionsphasen anfallen, müssen jederzeit auf Knopfdruck verfügbar sein.“ Schabel wirft jedoch ein, dass das nicht immer der Fall war. „Es konnte beispielsweise dadurch zu Problemen kommen, dass der Drucker im Sekretariat hin und wieder Aufträge verschluckte und nicht ausführte. Da neue Bestellungen zu diesem Zeitpunkt zunächst gesammelt ausgedruckt und erst dann an die Produktion weitergereicht wurden, konnte es passieren, dass ein Auftrag verspätet oder schlimmstenfalls gar nicht ausgeführt wurde.“ 

Um derartige Brüche in den Organisations- und Produktionsprozessen künftig rechtzeitig zu erkennen, entschied sich Juzo bereits 1998 für den Einsatz eines universellen Monitoring-Systems, das sämtliche prozessrelevante Daten aus der unternehmensweiten IT-Landschaft extrahiert und in übergreifenden Reportings visualisiert. Zur Umsetzung eines solchen operativen Business-Intelligence-Systems wurden zunächst die Anforderungen pro Abteilung erfasst und analysiert und anschließend in einem Lastenheft zusammengefasst. Nach wenigen Testläufen und Modifizierungen nahm schließlich die BI-Lösung WebFOCUS von Information Builders ihren Betrieb bei der Julius Zorn GmbH auf. Damit realisiert Juzo seit nunmehr acht Jahren eine effiziente Kontrolle der Prozesskette und optimiert konsequent die qualitäts- und terminrelevanten Abläufe im Unternehmen – von der Bestellung und Auftragsbearbeitung über die Produktion bis hin zur Logistik, Disposition und Stammdatenpflege. Dank operativer Business Intelligence sind auch Druckerausfälle kein Risiko mehr für die geschlossene Prozesskette. 

 

WebFOCUS ist eine umfassende, voll-integrierte Enterprise Business Intelligence Plattform. Sie ermöglicht die Bereitstellung benötigter Informationen für verschiedene Nutzergruppen im Unternehmen. Dabei kann sie Daten aus über 280 verschiedenen Quellen lesen. Dazu gehören relationale Datenbanksysteme wie DB2, Informix, Oracle und MS SQL Server sowie VSAM-Files im Mainframe. Darüber hinaus verfügt WebFOCUS über Schnittstellen zu allen großen Standardsoftware-Systemen wie etwa SAP R/3, Siebel, Peoplesoft und verarbeitet Daten in verschiedensten Formaten wie ASP, JSP, Java, JavaScript, HTML und XML. Die webbasierte Architektur von WebFOCUS ermöglicht die einfache Integration in Unternehmensportale und die maßgeschneiderte Bereitstellung benötigter Informationen für unterschiedliche Nutzergruppen im Unternehmen. Berichte gibt WebFOCUS periodisch oder ereignisbasiert aus. 

„Es gab zahlreiche Argumente, die für den Einsatz von WebFOCUS sprachen. Ein zentraler Grund war sicherlich die Möglichkeit Berichte in den unterschiedlichsten Formaten ausgeben zu können“, erklärt Schabel von Juzo. Denn um die über WebFOCUS automatisch generierten und verteilten Berichte optimal weiterverarbeiten zu können, müssen die Mitarbeiter von Julius Zorn sowohl auf HTML- und PDF-Formate als auch auf Excel- und Word-Dateien zurückgreifen können. 

 

Was bei der Entscheidung für die Lösung von Information Builders außerdem stark ins Gewicht fiel war die bequeme Handhabung des BI-Auswertungs-Tools. Denn dank Webbasierung ist eine Installation der Software auf den einzelnen Clients nicht erforderlich. Die Anwendung kann von jedem Arbeitsplatz aus einfach über den Browser und On-Demand aufgerufen werden. Diese Eigenschaft sorgt zudem für Standortunabhängigkeit, was im Hinblick auf die unterschiedlichen Niederlassungen von Julius Zorn ebenfalls klare Vorteile mit sich bringt. 

 

„Außerdem haben wir bei der Auswahl einer Business-Intelligence-Software sehr viel Wert darauf gelegt, dass wir Zugriff auf den Programmiercode haben und die Anwendung mit unseren selbstentwickelten Lösungen integrieren können. Damit stehen uns alle Möglichkeiten für zukünftige Erweiterungen offen“, so Jürgen Schabel. 

 

Vielseitiger Einsatz 

 

Die Implementierung von WebFOCUS verlief schrittweise und bezog letztlich alle Abteilungen ein, die mit qualitätsrelevanten Aufgaben betraut waren. Heute arbeitet nahezu jeder Arbeitsbereich der Julius Zorn GmbH mit mehr als 340 unterschiedlichen Reports und Statistiken von WebFOCUS – von der Kundenstammanlage über den Einkauf bis hin zu Produktion und Vertrieb. Dabei handelt es sich um insgesamt 100 Clients, die über den Internet Explorer auf WebFOCUS zugreifen und pro Jahr über 200.000 Berichte aufrufen. 

 

Die Einsatzbereiche für die operationale Business-Intelligence-Lösung der Julius Zorn GmbH sind äußerst vielseitig: Der Kundendienst nutzt Artikel-Verkaufsstatistiken und die Auswertung von Artikel-Kunden-Relationen zur Steuerung proaktiver Kundenbindungsmaßnahmen; Hitlisten offener Posten helfen der Betriebsleitung, der Buchhaltung und den Handelsvertretern dabei, gezielte Maßnahmen bei Zahlungsrückständen zu ergreifen; automatische Produktionsberichte dienen als Hilfestellung für eine optimale Produktionsplanung. Die für die Produktion relevanten Daten werden direkt aus den in der Betriebsdatenerfassung (BDE) gescannten Aufträgen extrahiert. Sie geben den Mitarbeitern unter anderem Aufschluss über die Durchlaufmengen an den einzelnen Fertigungsstationen, die Produktionsdauer und Gründe für mögliche Verzögerungen. Außerdem dokumentieren die Reports, wie viel produziert wurde und wie oft spezielle Aufträge ausgeführt wurden. 

 

Den überwiegenden Teil der für die Berichte erforderlichen Daten holt sich die prozessorientierte BI-Software aus einer Oracle-Datenbank, die bei Juzo auf einem separaten Windows 2003 Server läuft. Zu den relevanten Informationen gehören kundenbezogene Daten wie Adressen, Ansprechpartner oder Verträge ebenso wie aktuelle Informationen über Auftragseingänge, Bestellungen, Personalverfügbarkeit, Lagerbestände und Lieferzeiten. 

 

Um die operativen Systeme beim Auslesen der benötigten Daten nicht zu belasten, erfolgt der Zugriff zweistufig. Dabei liest WebFOCUS die gewünschten Daten innerhalb weniger Sekunden indexoptimiert aus der Oracle-Datenbank aus und schreibt sie in einen Zwischenpuffer von WebFOCUS. Aus diesem Zwischenpuffer werden die Daten durch den ReportCaster, eine Komponente von WebFOCUS, in die verschiedenen zugehörigen Berichte zusammengeführt und automatisch an die entsprechenden Abteilungen und Mitarbeiter verteilt. IT-Chef Schabel zum Status der Integration: „Ausbau und Pflege einer BI-Plattform sind kein Projekt, das irgendwann abgeschlossen ist, sondern ein fortlaufender Prozess. Wir arbeiten kontinuierlich an der Optimierung unserer Anwendungen. Den jüngsten Ausbauschritt haben wir beispielsweise mit der Implementierung der neuen Version 7.1 von WebFOCUS gegen Ende des vergangenen Jahres getan.“

Hoher Return-on-Investment

Inzwischen hat sich der Einsatz von WebFOCUS bei der Julius Zorn GmbH mehr als bezahlt gemacht. Dank der kontinuierlichen Optimierung der Produktions- und Organisationsstrukturen konnte die Zahl der Kundenreklamationen innerhalb der vergangenen Jahre um deutlich mehr als die Hälfte reduziert und die Lieferfähigkeit enorm verbessert werden. Vor dem Einsatz von WebFOCUS sammelten sich bei Juzo täglich etwa 400 Positionen an, die älter als die durchschnittliche Lieferdauer waren. Heute sind es nur noch zwischen 30 und 40 verzögerte Aufträge pro Tag. „Die Ursache für diese positive Entwicklung ist vielschichtig. Zum einen haben wir in der Zwischenzeit natürlich neue Maschinen angeschafft, die den hohen Industriestandards gerecht werden und dementsprechend zuverlässig arbeiteten. Ohne die Identifizierung von Schwachstellen und die Optimierung unserer operativen Prozesse hätten wir jedoch eine Termintreue, wie wir sie unseren Kunden heute bieten, nie erreicht“, konstatiert Informationsmanager Jürgen Schabel. 

 

Verbesserte Time-to-Market

Was ebenfalls erfreulich ist: Nicht nur die Lieferzuverlässigkeit bei Maßanfertigungen ist deutlich gestiegen, auch die Time-to-Market der Serienprodukte hat sich dank einer optimalen Ressourcenverteilung nachhaltig verkürzt. Denn mit einer ausgereiften operativen Business-Intelligence-Lösung lassen sich nicht nur Schwachstellen identifizieren. WebFOCUS hat bei Juzo dafür gesorgt, dass sich das Traditionsunternehmen auf seine operationalen Prozesse konzentrieren und seine Kapazitäten zukunftsorientiert und Gewinn bringend einsetzen konnte.