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Bosch Thermotechnik GmbH

Mehr Flexibilität, mehr Agilität, mehr Wachstum WebFOCUS von Information Builders sorgt für Wohlfühlatmosphäre im Bosch Thermotechnik Vertrieb

Die Herausforderung

Die Bosch Thermotechnik GmbH, hat für die nächsten Jahre ehrgeizige Wachstumsziele, die sie nur erreichen kann, wenn die Kundenbetreuung stimmt und der Vertrieb effizient arbeitet. Mit WebFOCUS von Information Builders hat der deutsche Bosch Thermotechnik-Vertrieb ein Informationssystem eingerichtet, das ihm benötigte Daten per Report oder Web maßgeschneidert und in Echtzeit auf den Desktop bringt. Eine Lösung, die im Management und im Vertrieb für eine gute Atmosphäre sorgt. 

 

Bosch Thermotechnik-Produkte sorgen seit über 100 Jahren dafür, dass es Menschen zu Hause warm und behaglich haben. Bereits 1894 meldete das Unternehmen ein Patent auf einen Flüssigkeitserhitzer an und entwickelte den ersten Junkers-Gasbadeofen. Heute gehört Bosch Thermotechnik GmbH, die 2004 aus der Zusammenführung der Heiztechnikaktivitäten von Bosch und Buderus entstanden ist. Damit die Bosch Thermotechnik-Produkte wie Brennwertgeräte, Warmwasserbereiter, Solaranlagen oder Erdwärmepumpen ihren Weg in die Häuser finden und dort Behaglichkeit bieten können, betreuen etwa 150 Vertriebsmitarbeiter in Deutschland rund 1300 Großhändler und 10000 Installateure. Damit sie diese Aufgabe professionell und effizient erledigen können, brauchen sie verschiedenste Informationen über ihre Kunden, bestellte und gelieferte Produkte und auch über geplante Bau- und Installationsprojekte.

 

Noch vor wenigen Jahren waren daher bei Bosch Thermotechnik vier Mitarbeiter damit beschäftigt, diese benötigten Daten zu sammeln, für die Vertriebsmitarbeiter zusammenzustellen und per E-Mail oder Fax zu verteilen. Diese Art der Datenauswertung war nicht nur sehr langwierig, sie ließ darüber hinaus auch die Performance der Produktivsysteme leiden. „Unser Vorgehen war nicht nur sehr aufwändig, fehlerträchtig und langwierig, sondern belastete auch zunehmend unsere operativen Systeme“, charakterisiert Frank Neubauer, Projektleiter bei der Bosch Thermotechnik GmbH, die frühere Situation. Damals erhielten Vertriebsmitarbeiter erst mittags die Auswertungen des Vortags, so dass sie nur mit hohem Zeitverzug auf aktuelle Entwicklungen reagieren konnten. Besonders gegen Monatsende engte das ihren Handlungs- und Reaktionsspielraum deutlich ein. 

 

„Um den Anforderungen unserer Kunden besser gerecht zu werden und auch unsere eigenen Vertriebs- und Wachstumsziele zu erreichen“, erläutert Neubauer die Zielsetzung, „mussten wir diesen hochgradig manuellen Prozess der Datensammlung und -verteilung weitgehend automatisieren. Es war uns wichtig, dass Bosch Thermotechnik-Vertriebsmitarbeiter in Zukunft laufend über aktuelle Vertriebs- und Kundendaten verfügten. Dabei wollten wir sicherstellen, dass unsere operativen Systeme wie SAP R/3 dadurch nicht beeinträchtigt würden.“ 

 

Automatisierung des Informationsprozesses, Bereitstellung hochaktueller Vertriebsdaten und Entlastung der Produktionssysteme

Automatisierung des Informationsprozesses, Bereitstellung hochaktueller Vertriebsdaten und Entlastung der Produktionssysteme – mit diesen zentralen Anforderungen machten sich die IT-Verantwortlichen auf die Suche nach einem Vertriebsinformationssystem und nahmen verschiedene Lösungen genauer unter die Lupe. Am Ende des Evaluierungsprozesses entschieden sich die Projektverantwortlichen für das Produkt WebFOCUS von Information Builders, weil es die gestellten Anforderungen insgesamt besser abdeckte und die gewünschte Funktionalität besser erfüllte.

 

Entscheidung für WebFOCUS von Information Builders 

WebFOCUS ist eine umfassende, voll-integrierte Enterprise Business Intelligence Plattform. Sie ermöglicht die Bereitstellung benötigter Informationen für verschiedene Nutzergruppen im Unternehmen. Dabei kann sie Daten aus über 280 verschiedenen Quellen lesen. Dazu gehören relationale Datenbanksysteme wie DB2, Informix, Oracle und MS SQL Server sowie VSAM-Files im Mainframe. Darüber hinaus verfügt WebFOCUS über Schnittstellen zu allen großen Standardsoftware-Systemen wie etwa SAP R/3, Siebel, PeopleSoft und verarbeitet Daten in verschiedensten Formaten wie ASP, JSP, Java, JavaScript, HTML und XML. Die webbasierte Architektur von WebFOCUS ermöglicht die einfache Integration in Unternehmensportale und die maßgeschneiderte Bereitstellung benötigter Informationen für unterschiedliche Nutzergruppen im Unternehmen. Berichte gibt WebFOCUS periodisch oder ereignisbasiert aus. 

 

Beim Bosch Thermotechnik-Vertrieb greift WebFOCUS vor allem auf die Oracle-Datenbank und SAP R/3 zu. Von hier holt es sich die Daten, die die Vertriebsmitarbeiter für ihre tägliche Arbeit brauchen. Dazu gehören kundenbezogene Informationen wie Adressen, Ansprechpartner, Verträge, Preislisten oder Rabattstaffeln ebenso wie aktuelle Informationen über Auftragseingänge, Bestellungen, Lagerbestände und Lieferzeiten. 

 

Um die operativen Systeme beim Auslesen der benötigten Daten nicht zu belasten, erfolgt der Zugriff zweistufig. Dabei liest WebFOCUS die gewünschten Daten innerhalb weniger Sekunden indexoptimiert aus SAP R/3 aus und schreibt sie in einen Zwischenpuffer von WebFOCUS. Aus diesem Zwischenpuffer werden die Daten durch den ReportCaster, einer Komponente von WebFOCUS, in die verschiedenen zugehörigen Berichte zusammengeführt und automatisch an die entsprechenden Vertriebsmitarbeiter verteilt. 

 

Ein Rollenkonzept legt für den Bosch Thermotechnik-Vertrieb die Zugriffsrechte fest. Es definiert, welcher Mitarbeiter welchen Report erhält und auf welche Informationen er über das Unternehmensportal zugreifen darf. So kann die Bosch Thermotechnik-Vertriebsstruktur genau abgebildet werden: Die Vertriebsleitung bekommt konsolidierte Vertriebsinformationen aus dem gesamten Bundesgebiet zu sehen, die Regionalleiter erhalten eine Übersicht über ihre Vertriebsgebiete und die Vertriebsmitarbeiter eine Sicht auf die von ihnen betreuten Kunden.

Aktuelle Vertriebsdaten in Echtzeit 

Während der Vertrieb früher beispielsweise nur einmal täglich Auswertungen über die Auftragseingänge des Vortags erhielt, bekommt er heute mindestens zehn Echtzeit-Reports pro Tag mit den aktuellen Zahlen. Die Reports bieten den verschiedenen Vertriebsmitarbeitern durch Drill-Down-Mechanismen die Möglichkeit, auf komfortable Weise unterschiedliche Detaillierungsgrade der Daten zu betrachten und zügig und angemessen zu reagieren. Gerade wenn es im monatlichen Endspurt darum geht, die vertrieblichen Zielvorgaben zu erreichen, ist das für die Vertriebsmitarbeiter besonders wichtig. Die Vertriebsleitung ist durch die hohe Informationstiefe der WebFOCUS-Reports jetzt in der Lage, die Vertriebsprozesse viel feiner zu steuern als bisher. 

 

Neben den Reports und der Abfrage aktueller Informationen via Unternehmensportal können die Bosch Thermotechnik-Vertriebsbeauftragten die WebFOCUS-Daten und -Reports auch für den mobilen Einsatz auf ihrem Palm-Gerät nutzen. Hier stehen ihnen dann unterwegs alle Vertriebsdaten aktuell zur Verfügung.

 

Die Umstellung der Vertriebsinformation auf WebFOCUS hat zum einen die Reaktionsgeschwindigkeit der Vertriebsmitarbeiter erhöht, zum anderen ermöglicht die neue Auswertungstiefe jetzt eine klarere Fokussierung auf die höchsten Prioritäten und eine bessere Kundenberatung und -kommunikation. „Vertriebsinformationssysteme sind nur dann erfolgreich, wenn die Vertriebsmitarbeiter auch wirklich mit ihnen arbeiten“, meint Frank Neubauer zum Einsatz des BI-Systems von Information Builders. „Für unsere Vertriebsmitarbeiter ist WebFOCUS mittlerweile ein unverzichtbares Werkzeug. Sie profitieren von der Aktualität der Daten und der hohen Informationstiefe. Die mit WebFOCUS erzeugten Reports helfen ihnen, die Vertriebssituation präzise zu analysieren und zu steuern. So lassen sich unsere Kunden gut betreuen und unsere geplanten Vertriebsziele einfacher erreichen.“ 

 

Neben den Mitarbeitern im Vertrieb haben seit einiger Zeit auch Mitarbeiter aus der Logistik und dem Kundendienst die Vorteile der aktuell erhobenen Daten erkannt: Über 300 Junkers-Mitarbeiter erhalten ihre benötigten Informationen heute bereits in Form von WebFOCUS-Reports. Auch den Sprung über die Landesgrenze im Bosch Thermotechnik-Vertrieb ist dem BI-System von Information Builders schon gelungen: Die Regionalgesellschaften in Spanien und Portugal vertrauen jetzt den Zahlen von WebFOCUS